💡 Pour démarrer un workflow, vous devez d'abord sélectionner le modèle sur lequel vous souhaitez vous baser — ou choisir un template prédéfini pour démarrer encore plus vite.
Depuis où peut-on démarrer un workflow ?
Vous pouvez lancer un workflow depuis plusieurs endroits dans Aletiq :
🏠 Depuis la page d'accueil — ajoutez jusqu'à 3 modèles en favoris pour un accès rapide, ou cliquez sur [+ Démarrer un workflow avec un autre modèle].
📂 Depuis la barre des modules Aletiq — accès à tous vos modèles de workflow.
📋 Depuis la page d'accueil des workflows — vue globale de tous les workflows en cours et bouton de création.
🔗 Depuis le volet de détail d'un objet (document, pièce, définition produit) — c'est le cas le plus courant : l'objet est lié automatiquement, il suffit de sélectionner la révision à traiter.
Démarrer depuis un modèle ou un template
À la première étape de création, Aletiq vous propose deux options :
Démarrer depuis un type de modèle — vous choisissez un modèle existant configuré par votre équipe. Chaque modèle dispose désormais d'une description pour vous aider à choisir le bon.
Démarrer depuis un template — Aletiq propose des templates prédéfinis correspondant aux processus standards : revue et validation de document, revue et validation de pièce, revue et validation de mise en plan, ECR (demande de changement), ECO (ordre de changement). Sélectionner un template crée automatiquement un nouveau modèle à partir de ce template — vous pouvez ensuite l'adapter.
Configurer et lancer le workflow
Avant de lancer, Aletiq vous permet de configurer les tâches du workflow. Un voyant 🚧 signale les éléments manquants (exécuteur, liste de diffusion, etc.). Une fois tout complété, le workflow peut être lancé.
Si le modèle contient des formulaires, les champs sont à remplir par les responsables de tâches. En cas de redémarrage du workflow suite à un refus, les champs sont pré-remplis avec les valeurs précédemment saisies — pas besoin de tout ressaisir.
Effectuer une tâche qui m'est attribuée
Lorsqu'un workflow est en cours, la tâche active est visible par tous depuis le volet de détail de l'objet. Le responsable de la tâche voit en plus un bandeau en haut de l'écran lui permettant de la réaliser directement sans naviguer ailleurs.
Les utilisateurs avec des droits de modification peuvent faire passer un élément entre les états Brouillon et En revue sans avoir besoin des droits d'approbation.
Annuler ou abandonner un workflow
Si une tâche est refusée sans point de retour configuré dans le modèle, le workflow est abandonné automatiquement. Sinon :
Le créateur du workflow ou un utilisateur avec licence Admin peut annuler manuellement un workflow en fournissant un motif.
Les autres participants sont notifiés de l'annulation.
🚨 Seule la licence Admin permet de supprimer définitivement un workflow, quel que soit son statut (en cours, annulé ou terminé).
💬 Une question ? Contactez notre équipe via le chat Aletiq.