💡 Un modèle de workflow est un template préconfiguré qui permet de standardiser et de lancer rapidement des workflows sans recréer les étapes à chaque fois. Seuls les utilisateurs avec une licence Admin peuvent créer ou modifier des modèles.
Créer un modèle depuis zéro ou depuis un template
Deux façons de démarrer :
Depuis zéro — vous définissez le nom, le type d'objet associé et le nom automatique des workflows lancés depuis ce modèle.
Depuis un template prédéfini — Aletiq propose des templates standards prêts à l'emploi : revue et validation de document, de pièce, de mise en plan, ECR et ECO. Le template duplique un modèle de référence que vous pouvez ensuite adapter.
Chaque modèle peut être enrichi d'une description, visible par les utilisateurs au moment de choisir leur modèle — utile pour guider le bon choix.
Les types d'objets associables
Le type d'objet détermine ce à quoi le workflow sera lié et ce qu'il peut automatiser :
Document — lie le workflow à une révision de document
Pièce — lie le workflow à une révision de pièce
Définitions produit — pour les workflows de gestion du changement (ECR/ECO), avec accès à la matrice d'impact
Aucun objet — workflow libre, non lié à un objet spécifique
Les types de tâches disponibles
Lors de la construction du modèle, vous ajoutez des tâches via le bouton +. Voici les types disponibles :
✅ Tâche simple — assignée à un ou plusieurs utilisateurs, avec date limite optionnelle
✍️ Signature — l'utilisateur signe (ou refuse) directement depuis l'aperçu du document, avec un flux dédié
📋 Formulaire — collecte des informations structurées : texte, choix simple ou multiple, date, utilisateur, nombre, pièce jointe (fichier). En cas de redémarrage du workflow, les champs sont pré-remplis avec les valeurs précédentes.
✔️ Validation — automatise le passage de la révision de brouillon à validé, et bascule la révision précédente en obsolète
📣 Diffusion — notifie automatiquement une liste de diffusion
📝 Plan d'action — permet de créer des sous-tâches dynamiquement pendant l'exécution du workflow, sans les définir à l'avance dans le modèle
Options avancées
🔀 Branches conditionnelles — déclenchez des chemins différents selon les réponses d'un formulaire
⚡ Bloc parallèle — lancez plusieurs tâches simultanément
↩️ Gestion des refus — configurez un point de retour via glisser-déposer sur "Si refusée" pour renvoyer le workflow à une tâche précédente
🔒 Verrouillage des exécuteurs — vous pouvez figer les assignées dans le modèle pour qu'ils ne puissent pas être modifiés au moment du lancement
Valider et gérer l'applicabilité du modèle
Valider le modèle le rend disponible pour tous les utilisateurs managers. Tant qu'il est en brouillon, il n'est pas sélectionnable.
Avec la licence : Rôle =Admin, vous pouvez également :
Repasser un modèle en brouillon pour le modifier (il devient temporairement indisponible)
Le marquer comme obsolète
Le dupliquer pour repartir d'une base existante
Le supprimer définitivement
💡 Seuls les modèles validés sont sélectionnables par les utilisateurs pour lancer des workflows.
Accéder aux modèles
Tous les modèles de votre site sont consultables depuis la page Modèles dans le module Workflows.
💬 Une question ? Contactez notre équipe via le chat Aletiq.