📍 Les modèles de workflow permettent de standardiser les processus métiers (ex : validation documentaire, analyse d'impact, modification de gamme, etc). Une fois créé, un modèle peut être utilisé par les utilisateurs (ayant un rôle de managers uniquement) pour créer un workflow.

Les différentes tâches de workflows

Tâches manuelles

✔️ Tâche : tâche simple de suivi portant les état A faire, Terminé ou Refusée

🔲 Formulaire : tâche permettant de collecter des informations (texte, choix simple ou multiple, etc)

✒️Signature : tâche permettant de signer la révision brouillon liée au workflow

Taches automatisées

✅ Validation : changement automatique d'état de la révision de brouillon à validé, passage de la révision précédente en obsolète

📨 Diffusion : notification automatique à une ou plusieurs listes d'utilisateurs - les listes de diffusion sont définies dans l'administration Aletiq

Structure de workflows

🔀 Décision : sur la base des informations saisies dans un formulaire, mise en place de condition pour orienter les process

⏸️ Bloc parallèle : possibilité sur une même condition de paralléliser les tâches

Accéder aux modèles de workflows

Les modèles de workflows du site sont accessibles dans la page Modèles :

Création d'un modèle de workflow

Dans Aletiq, il est possible d'automatiser les circuits de validation d'une révision des documents et pièces - on parle d'objet du workflow. Sélectionner un objet permet de lier automatiquement la révision du document ou de la pièce au workflow et aux tâches qui le composent

Pour créer un modèle, préciser le Nom, l'Objet et le Nom du workflow

Exemple 1 : circuit de validation documentaire

Création d'une tâche simple ou de signature

Cliquer sur + pour créer une première tâche : une liste s'affiche
Sélectionner le type de tâche souhaité
Ensuite, ouvrir la tâche pour ajouter un ou plusieurs responsables de tâches, une date limite et un responsable
Fermer la fenêtre

Validation de la révision et diffusion

Ajouter une tâche Validation pour automatiser la gestion de l'état de la révision de l'objet :
- passage de brouillon à validé
- bascule de la révision précédente en obsolète
Ajouter une tâche Diffusion, sélectionner une ou plusieurs listes de diffusion, et des utilisateurs

Gérer les refus

Cliquer sur Si refusée puis faire un glisser-déposer pour orienter le workflow vers une tâche donnée
L'utilisateur précise la nature du refus dans un champ dédié et le créateur du workflow est notifié

Exemple 2 : validation documentaire avec analyse d'impact

Créer un formulaire

Pour une analyse d'impact, il est possible de créer des formulaires permettant de collecter de l'information de diverses natures : textes, choix simple ou multiple, date, utilisateur, nombre, etc

Mettre en place des branches conditionnelles

Il est possible de créer des branches conditionnelles pour déclencher des workflows différenciés sur la base des données saisies dans un formulaire

Paralléliser des tâches

Utiliser la fonctionnalité Bloc parallèle pour lancer des tâches en parallèle

Rendre le modèle accessible par les utilisateurs managers

Valider le modèle de workflow permet de le rendre utilisable pour la création de workflows