🎯 Cette nouvelle fonctionnalité est à activer sur votre web app Aletiq. Contactez votre Customer Success pour en savoir plus et l’activer dès maintenant.
Partager un ou plusieurs documents en externe
📄 Depuis le volet de détail d’un document
Envie de partager un document en externe ? Rien de plus simple 👇
1️⃣ Ouvrez le volet de détail du document
2️⃣ Cliquez sur ⋯ puis sélectionnez Partager
3️⃣ Choisissez Partage externe
4️⃣ Entrez l’adresse email du destinataire
5️⃣ Cliquez sur Ajouter, puis sur Confirmer ✅
💡 Le destinataire reçoit automatiquement un email avec un lien sécurisé — il peut accéder à ce document et à tous ceux précédemment partagés avec lui, en un seul endroit.
📁 Depuis la page d’accueil des Documents
Besoin de partager plusieurs fichiers d’un coup ? C’est aussi possible ! 👇
1️⃣ Sélectionnez un ou plusieurs documents
2️⃣ Cliquez sur Partager en externe (dans la barre d’action)
3️⃣ Ajoutez les destinataires, puis cliquez sur Confirmer ✅
💡 Chaque destinataire reçoit un email avec un lien sécurisé. Il y retrouve à la fois les nouveaux documents et ceux partagés précédemment.
Comprendre la révision d’un document partagé
Sur le portail de partage externe, seuls les PDF visualisables des révisions validées sur Aletiq sont partagés — jamais les fichiers sources ni les brouillons.
💡 Assurez-vous que la révision validée de votre document contient bien un PDF visualisable sur Aletiq. Sinon, le partage indiquera « Problème de partage externe » et le document ne pourra pas être consulté.
Administrer le partage externe documentaire
📂 Gérer vos documents partagés
Depuis le module Partage externe dans l'Administration, vous pouvez voir tous vos documents partagés, avec pour chaque fichier :
🕒 La date de partage
📑 L'identifiant du document et sa révision
👤 Le ou les destinataires
Si un partage n’est plus nécessaire ou doit être mis à jour, vous pouvez révoquer le lien en un clic : le destinataire ne pourra plus accéder au document, ce qui vous permet de rester à jour et en conformité.
💡 Cela vous permet de contrôler facilement vos échanges externes et de vérifier à tout moment ce qui est accessible à vos partenaires.
🕓 Consulter l’historique des partages
Envie de vérifier ce qui a déjà été partagé ?
L’historique vous donne une vue complète, avec :
📅 La date précise du partage,
📄 Le ou les documents concernés,
✉️ Le destinataire externe,
🙋 L’utilisateur Aletiq à l’origine du partage,
🔎 Le statut actuel : actif, expiré ou révoqué.
Côté destinataire externe
Lorsqu'un document est partagé, la personne invitée reçoit un email avec un lien d’accès vers le portail en ligne des documents partagés. En cliquant sur ce lien, l'invité doit simplement ressaisir son email pour recevoir un code de vérification à renseigner.
💡 Ce code permet de sécuriser l’accès à votre portail. Une fois renseigné, l'invité accède directement à tous les documents qui lui ont été partagés — en toute simplicité et sécurité.
✅ En résumé : Pas de compte Aletiq à créer, pas d’installation à faire — ils peuvent consulter immédiatement les fichiers autorisés, en toute simplicité.