Créer un modèle de workflow permet de standardiser vos processus métiers : un modèle permet de créer un workflow standard / template pour répondre à un cas d'usage métier répétitif (ex : circuit de signature suite une évolution documentaire) et ainsi faciliter la création de nouveaux workflows.
⚠️La création de modèle est réservée aux utilisateurs ayant un rôle d'Admin.
Définition d'un modèle de workflow
Un modèle peut être avec ou sans objet principal. Avoir objet principal (l'option cochée : Révision de document ou Révision de pièce) permet d'optimiser les tâches sur les workflows où l'on veut signer et valider une révision. Il est également possible de créer un modèle sans objet (l'option cochée option : Aucun) pour les workflows non liés à une révision, et où l'automatisation de la validation ou la signature numérique ne seront pas possibles.
NB : Ce fonctionnement aujourd'hui disponible sur les révisions de documents et de pièces est voué à être généralisé sur d'autres objets dans le futur (ex : définitions de produits).
⚠️ Une fois le modèle créé, on ne peut plus passer d'un modèle avec révision à sans révision
Un modèle porte un statut : il faut que le modèle soit validé pour créer un workflow utilisant le modèle.
Les 4 types de tâches d'un workflow
Un workflow est composé d'une série de tâches, représentant chacune une étape du process métier associé. Il existe 4 types de tâches :
Tâches Classiques
Les tâches classiques représentent des actions dont la complétion doit être déclarée par l'utilisateur. Ces tâches nécessitent une intervention humaine pour être marquées comme terminées. Elles sont idéales pour des actions nécessitant une supervision ou une validation manuelle.
Tâches de Signature Numérique
Les tâches de signature numérique permettent de signer numériquement la révision de l'objet associé au workflow. Elles garantissent l'authenticité et l'intégrité des documents, et sont particulièrement utiles dans les processus nécessitant une validation légale ou officielle.
Tâches de Validation Automatique
Les tâches de validation automatique permettent de valider automatiquement la révision associée au workflow. Si nécessaire, elles peuvent également marquer la révision précédente comme obsolète. Ces tâches sont paramétrables lors de la création du modèle et permettent à Aletiq d'appliquer intelligemment les consignes, évitant ainsi aux utilisateurs de le faire manuellement.
Tâches de Diffusion Automatique
Les tâches de diffusion automatique permettent de diffuser automatiquement les livrables signés et validés à un groupe de destinataires. Elles sont également paramétrables et permettent à Aletiq d'appliquer intelligemment les consignes, évitant ainsi aux utilisateurs de le faire manuellement. Elles sont particulièrement utiles pour la diffusion en masse de documents importants.
🚫 Verrouillage de l'objet du workflow 🚫
Afin d'éviter les modifications d'une révision en cours de signature ou de validation, il est recommandé de bloquer l'objet associé au workflow.
Pour cela, depuis les modèles de workflow et pour les tâches classiques ou de signature : Il faut cocher l'option Verrouiller l’objet du workflow 🔒sur la ou les tâches correspondantes.
Créer un nouveau modèle de workflow
Exemple : Création d'un modèle de workflow de signature et validation d'un document SMQ
Modifier un modèle de workflow existant
💡 En tant qu'administrateur vous avez la possibilité de modifier les modèles de workflow même si vous n'en êtes pas à l'origine.
Exemple : Ajout d'une tâche de signature et ajustement des relations de dépendance.