Les listes de diffusion dans Aletiq sont un outil puissant pour automatiser la distribution des documents et des pièces dans vos workflows. Elles permettent d'envoyer automatiquement des notifications et des e-mails à des groupes spécifiques d'utilisateurs, simplifiant ainsi la gestion des processus métiers. Cet article vous guide à travers les étapes de création et d'utilisation des listes de diffusion dans Aletiq.
⚠️ Uniquement pour les rôles Administrateurs sur Aletiq ⚠️
Création d'une Liste de diffusion
Accéder à l'Administration du Tenant
Connectez vous à votre compte Aletiq.
Allez dans l'administration du tenant.
Accéder aux Listes de Diffusion
Dans le menu de l'administration, sélectionnez "Listes de diffusion".
Créer une Nouvelle Liste de Diffusion
Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle liste de diffusion".
Donner un Nom et une Description
Entrez un nom pour la liste de diffusion (obligatoire).
Ajoutez une description (facultatif) pour fournir des informations supplémentaires sur la liste.
Ajouter des Utilisateurs
Ajoutez les utilisateurs que vous souhaitez rattacher à cette liste de diffusion. Cela permet d'identifier les personnes qui recevront les notifications et les e-mails.
Créer la Liste de Diffusion
Cliquez sur "Créer" pour finaliser la création de la liste de diffusion.
Gestion des Listes de Diffusion
Une fois créée, vous pouvez gérer votre liste de diffusion en :
La suivant pour voir les activités associées.
La supprimant si elle n'est plus nécessaire.
Ajoutant ou retirant des utilisateurs.
Modifiant son nom ou sa description.
Utilisation des Listes de Diffusion dans les Workflows
Accéder à un Workflow
Ouvrez le workflow dans lequel vous souhaitez ajouter une tâche de diffusion automatique.
Ajouter une Tâche de Diffusion
Si l'objet de votre workflow est une révision de document ou de pièce, ajoutez une tâche de diffusion.
Configurer la Tâche de Diffusion
Dans le champ "Personnes à notifier", sélectionnez la liste de diffusion que vous avez créée dans l'espace administration d'Aletiq.
Conclusion
Les listes de diffusion dans Aletiq sont un moyen efficace de gérer la distribution automatique des documents et des pièces dans vos workflows. En suivant ces étapes simples, vous pouvez créer et gérer des listes de diffusion pour automatiser les notifications et les e-mails, améliorant ainsi l'efficacité de vos processus métiers.