💡 Un modèle de workflow est un template préconfiguré qui permet de démarrer rapidement des workflows, sans recréer les étapes à chaque fois.
👤+🔒 Pour rappel, seuls les utilisateurs disposant d’une licence administrateur Aletiq peuvent créer ou modifier des modèles de workflow.
Création d'un modèle de workflow
Dans Aletiq, il est possible d'automatiser les circuits de validation d'une révision des documents et pièces - on parle d'objet du workflow. Sélectionner un objet permet de lier automatiquement la révision du document ou de la pièce au workflow et aux tâches qui le composent.
Pour créer un modèle, précisez le nom du modèle et le type d'objet auquel les workflows seront associés et paramétrez le nom qui sera automatiquement attribué aux workflows lancés depuis ce modèle 👇
Exemple 1 : circuit de validation documentaire
Création d'une tâche simple puis de signature
Cliquer sur
+pour créer une première tâche : une liste s'affiche,Sélectionner le type de tâche souhaité,
Ensuite, ouvrir la tâche pour ajouter un ou plusieurs responsables de tâches, une date limite et un responsable,
Fermer la fenêtre.
Validation de la révision et diffusion
Ajouter une tâche
Validationpour automatiser la gestion de l'état de la révision de l'objet :passage de brouillon à validé
bascule de la révision précédente en obsolète
Ajouter une tâche
Diffusion, sélectionner une ou plusieurs listes de diffusion, et des utilisateurs.
Gérer les refus
Cliquer sur
Si refuséepuis faire un glisser-déposer pour orienter le workflow vers une tâche donnée,L'utilisateur précise la nature du refus dans un champ dédié et le créateur du workflow est notifié.
Exemple 2 : validation documentaire avec analyse d'impact
Créer un formulaire
Pour une analyse d'impact, il est possible de créer des formulaires permettant de collecter de l'information de diverses natures : textes, choix simple ou multiple, date, utilisateur, nombre, etc.
Mettre en place des branches conditionnelles
Il est possible de créer des branches conditionnelles pour déclencher des workflows différenciés sur la base des données saisies dans un formulaire.
Paralléliser des tâches
Utiliser la fonctionnalité Bloc parallèle pour lancer des tâches en parallèle.
Rendre le modèle accessible par les utilisateurs managers
Valider le modèle de workflow permet de le rendre utilisable pour la création de workflows.
Gérer l'applicabilité des modèles
Avec la licence Administrateur, vous pouvez repasser un modèle en brouillon pour le modifier (il devient alors temporairement indisponible), le marquer comme obsolète, le dupliquer pour repartir d’une base existante, ou le supprimer définitivement. 👇
A noter que seuls les modèles validés sont sélectionnables par les autres utilisateurs pour démarrer des worklfows.
Accéder aux modèles de workflows
Les modèles de workflows du site sont accessibles dans la page Modèles :
Pour aller plus loin