Le workflow
💡 Un workflow est une suite de tâches représentant un processus métier.
Quelques cas d'usage client :
Validation d’une pièce ou d’un assemblage CAO
Signature et validation d’une mise en plan
Signature et validation d’un document
Validation d’une définition produit
Gestion des ECR / ECO / ECN
Traitement d’une non-conformité
Le modèle de workflow
💡 Un modèle de workflow est un template préconfiguré qui permet de créer rapidement des workflows, sans recréer les étapes à chaque fois.
👤➕🔒 Seuls les utilisateurs disposant d’une licence administrateur Aletiq peuvent créer ou modifier ces modèles.
Les utilisateurs démarrent ensuite des workflows, qui sont des instances du modèle.
Les tâches
💡 Une tâche de workflow correspond à une étape du processus métier. Elle définit une action à réaliser, par un utilisateur ou automatiquement, afin de faire avancer le workflow.
Il existe 2 types de tâches dans un workflow :
1️⃣ Tâches manuelles
✔️ Tâche : tâche simple de suivi portant les état A faire, Terminé ou Refusée
🔲 Formulaire : tâche permettant de collecter des informations (texte, choix simple ou multiple, etc)
📑 Plan d'action: tâche permettant au responsable d'assigner à des collaborateurs des sous-tâches spécifiques à chaque workflow
✒️Signature : tâche permettant de signer la révision brouillon liée au workflow
2️⃣ Tâches automatisées
✅ Validation : changement automatique d'état de la révision de brouillon à validé, passage de la révision précédente en obsolète
📨 Diffusion : notification automatique à une ou plusieurs listes d'utilisateurs - les listes de diffusion sont définies dans l'administration Aletiq
Structure de workflows
🔀 Décision : sur la base des informations saisies dans un formulaire, mise en place de condition pour orienter les process
⏸️ Bloc parallèle : possibilité sur une même condition de paralléliser les tâches
En résumé
Les licences admins et managers peuvent lancer un workflow.
Seul l’admin peut créer, modifier ou supprimer un modèle de workflow.
Chaque tâche a un ou plusieurs exécuteurs.
Si plusieurs contributeurs sont assignés à une tâche, le premier qui la valide fait passer le workflow à l’étape suivante.
Un utilisateur ne peut pas faire la tâche d’un autre, sauf l’admin pour débloquer une situation.
Les viewers peuvent uniquement signer électroniquement dans le cadre d’un workflow.
Vous pouvez choisir de bloquer l’objet du workflow sur la tâche en cours pour éviter d’écraser une révision.
Lorsqu’un workflow est en cours, la tâche active est visible directement depuis le volet de détail de l’objet. Un indicateur à droite du statut de la révision signale le workflow ; un clic permet d’accéder à la tâche en cours.