Un workflow est composé d'une série de tâches, représentant chacune une étape du processus métier associé. Il existe plusieurs types de tâches, chacune ayant une fonction spécifique pour faciliter la gestion des processus. Cet article explique ce que c'est qu'un workflow, les différents types de tâches disponibles dans les workflows et ce que c'est qu'un modèle de workflow. Exemple :

(Uniquement les comptes Aletiq de type Administrateur)

Pour représenter un processus métier il faut construire un modèle de workflow qui définit la séquence de tâches à réaliser pour mener à bien ce processus. Les utilisateurs créent ensuite des workflows qui sont des instances de ce modèle et qui permettent d'exécuter le processus métier décrit.

Voilà un exemple de modèle de workflow décrivant un processus de signature et de validation de document :

Dans cet exemple, les tâches classiques sont dépendantes les unes des autres en cascade. Le workflow se termine par la tâche de signature de l'approbateur.

Les workflows sont une séquence de tâches à effectuer qui peuvent être attribuées aux différents utilisateurs de l'application. Chaque utilisateur va alors retrouver le travail qu'il a à faire dans la page d'accueil de l'application ou dans la page Tâches accessibles via le menu du haut sous la rubrique Workflows.

Elles servent à représenter une action dont la complétion doit être déclarée par l'utilisateur. Ces tâches sont manuelles et nécessitent une intervention humaine pour être marquées comme terminées. Elles sont idéales pour des actions qui nécessitent une supervision ou une validation manuelle.

Elles permettent de signer numériquement la révision de l'objet associé au workflow. Ces tâches sont essentielles pour garantir l'authenticité et l'intégrité des documents. Elles sont particulièrement utiles dans les processus nécessitant une validation légale ou officielle.

Elles permettent de valider automatiquement la révision associée au workflow. Si nécessaire, elles peuvent également passer la révision précédente en obsolète. Ces tâches sont paramétrables lors de la création de la tâche dans le modèle et permettent à Aletiq d'appliquer intelligemment les consignes, évitant ainsi aux utilisateurs de le faire manuellement.

Elles permettent de diffuser automatiquement les livrables signés et validés à un groupe de destinataires. Ces tâches sont également paramétrables et permettent à Aletiq d'appliquer intelligemment les consignes, évitant ainsi aux utilisateurs de le faire manuellement. Elles sont particulièrement utiles pour la diffusion en masse de documents importants.

La personne responsable d'une tâche est la seule habilitée à la réaliser. Ainsi, pas de risque que des personnes passent outre les procédures ou sautent des étapes importantes.

Si plusieurs personnes sont assignées à une tâche, toutes peuvent la valider mais une seule validation est nécessaire.

Enfin, il est toujours possible de faire débloquer un workflow par un administrateur si par exemple le responsable d'une tâche urgente est en congé.