🎯 Cette fonctionnalité est disponible sur votre web app Aletiq. Contactez votre Customer Success pour l’activer et en savoir plus.
Partager un ou plusieurs documents en externe
📄 Depuis le volet de détail d’un document
Envie de partager un document en externe ? Rien de plus simple 👇
💡 Le destinataire reçoit un email avec un lien sécurisé donnant accès, en un seul endroit, à tous les documents partagés avec lui.
📁 Depuis la page d’accueil des Documents
Besoin de partager plusieurs fichiers d’un coup ? C’est aussi possible ! 👇
💡 Là aussi, chaque destinataire reçoit un email avec un lien sécurisé donnant accès aux nouveaux documents ainsi qu’à ceux partagés précédemment.
Comprendre la révision d’un document partagé
Sur le portail externe, seuls les PDF des révisions validées dans Aletiq sont accessibles : ni fichiers sources, ni brouillons ne sont partagés.
💡 Vérifiez que la révision validée contient un PDF visualisable sur Aletiq : à défaut, le partage sera en erreur (« Problème de partage externe ») et le document restera inaccessible.
Administrer le partage externe documentaire
📂 Gérer vos documents partagés
Depuis le module Partage externe dans l'Administration, vous pouvez voir tous vos documents partagés, avec pour chaque fichier :
🕒 La date de partage
📑 L'identifiant du document et sa révision
👤 Le ou les destinataires
Si le partage n’est plus utile ou doit être modifié, vous pouvez révoquer le lien en un clic : le destinataire perd immédiatement l’accès au document.
💡 Cela vous permet de garder un contrôle total sur vos partages externes et sur les accès de vos partenaires.
🕓 Consulter l’historique des partages
Envie de vérifier ce qui a déjà été partagé ?
L’historique offre une vue complète comprenant : la date du partage, les documents concernés, l’email du destinataire externe et le statut actuel de chaque fichier partagé.
💡 Depuis le centre de contrôle, vous pouvez désormais rechercher et filtrer les documents partagés ainsi que consulter les journaux de partage, pour un suivi clair et précis de vos échanges.
À savoir : les filtres appliqués dans l’espace de partage externe sont désormais conservés pour chaque session utilisateur, plus besoin de les refaire à chaque connexion.
Côté destinataire externe
Lorsqu’un document est partagé, le destinataire reçoit un email avec un lien vers le portail des documents partagés. À chaque connexion, il saisit son email et reçoit un code à usage unique (OTP – One-Time Password), assurant que seule la bonne adresse email peut accéder au portail et garantissant un accès sécurisé à chaque session.
(Exemple)
Dernières améliorations apportées :
Vos partenaires peuvent désormais chercher, filtrer et accéder rapidement aux documents partagés, avec un aperçu instantané des derniers fichiers.
✅ En résumé : Pas de compte Aletiq à créer, pas d’installation à faire — ils peuvent consulter immédiatement les fichiers autorisés, en toute simplicité.