💡 Seuls les utilisateurs avec un compte Manager ou Administrateur ont la possibilité de modifier des documents dans Aletiq depuis le plug-in Office ou alors en chargeant une nouvelle révision d'un fichier externe depuis votre PC.
💡 La mise à jour d'un document implique la création d'une nouvelle révision, ou la modification d'une révision Brouillon déjà existante.
Pourquoi mettre à jour son document ?
La mise à jour d'un document peut impliquer deux opérations :
Modifier ses propriétés,
ou mettre à jour son contenu existant.
Mettez à jour votre document
1) En modifiant les propriétés de votre document
Entrez dans Fichiers puis Documents,
Cliquez sur Ouvrir pour afficher le volet de détail du document à mettre à jour,
Si besoin, modifiez la valeur des propriétés (Identifiant, Nom, Responsable, etc.),
Cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications apportées.
2) En modifiant le contenu de votre document (sans le plug-in Office)
Modifiez en local sur votre PC un document sur Aletiq
Actualisez la dernière révision d'un document sur Aletiq
1️⃣ Si la dernière révision en cours de votre document est en brouillon vous pouvez :
Charger un fichier (cela écrasera le brouillon existant),
Créer une nouvelle révision, permettant d'accumuler plusieurs brouillons à partir du fichier de la dernière révision en cours ou d'un nouveau fichier.
Chargez un fichier
Entrez dans Fichiers puis Documents,
Cliquez sur Ouvrir pour afficher le volet de détail du document à mettre à jour,
Accédez à l'onglet Révisions,
Cliquez sur ⬆️Charger un fichier,
Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier à charger depuis votre Explorateur de fichiers Windows,
Renseignez l'indice de révision à attribuer à la nouvelle révision, Aletiq détecte le précédent,
Définissez le statut de la nouvelle révision,
⚠️ Quel que soit votre choix, si une révision Brouillon existe déjà sur votre document, elle sera remplacée par votre nouveau fichier et son nouvel indice de révision
Cliquez sur Confirmer.
(exemple)
Créez une nouvelle révision brouillon sur la base du brouillon précédent
Cliquez sur + Nouvelle révision,
Créez une nouvelle révision brouillon à partir du fichier de la dernière révision ou en sélectionnant un fichier sur votre ordinateur.
Renseignez l'indice de révision brouillon à attribuer à la nouvelle révision, Aletiq détecte le précédent,
Définissez le statut brouillon de la nouvelle révision,
Cliquez sur Confirmer.
(exemple)
2️⃣ Si la dernière révision en cours de votre document est en obsolète ou validé alors :
Cliquez sur + Nouvelle révision,
Créez une nouvelle révision à partir du fichier de la dernière révision ou en sélectionnant un fichier sur votre ordinateur.
Renseignez l'indice de révision à attribuer à la nouvelle révision, Aletiq détecte le précédent,
Définissez le statut en brouillon ou validé de la nouvelle révision,
Cliquez sur Confirmer.
(exemple)
Remplacez le fichier PDF visualisable automatiquement généré par Aletiq
Si besoin, vous pouvez substituer le PDF automatiquement généré par Aletiq par l'un de vos documents PDF personnalisé. Ce nouveau PDF sera utilisé et pour la 👁️ Visualisation et pour le téléchargement en local sur votre PC.
💡 Il s'agit d'une action intéressante, surtout lorsqu'on migre sur Aletiq l'historique des révisions de fichiers. Auparavant, la plupart des documents étaient signés manuellement puis scannés en PDF, alors qu'aujourd'hui, Aletiq permet la signature numérique.
(exemple)
⚠️ Cette action agit comme si vous chargiez un nouveau fichier source : les signatures éventuelles seront supprimées et le processus de signature / validation devra alors être recommencé.
3) En modifiant le contenu de votre document (avec le plug-in Office)
💡 Permet depuis Aletiq d'Ouvrir et bloquer la révision d'un document pour le modifier dans Office, sans avoir à le télécharger sur son PC. Pour modifier un fichier en passant par le plug-in, assurez vous de l'avoir installé et activé sur votre PC.
Modifiez votre document en statut brouillon
Créez une nouvelle révision à partir de votre document en statut validé ou obsolète
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