Passer au contenu principal
Toutes les collectionsGestion des workflows
Lancer un workflow dans Aletiq
Lancer un workflow dans Aletiq

Utiliser un modèle de workflow pour en lancer un plus facilement

Pierre-Marie POCH avatar
Écrit par Pierre-Marie POCH
Mis à jour il y a plus d’une semaine

  • Pour bénéficier des tâches de signature et de validation automatique, il faut sélectionner un modèle comportant un objet du workflow.

  • La révision associée à un objet du workflow doit obligatoirement être Brouillon.

  • Pour simplifier le lancement de workflows à partir de modèles, les options des tâches ne peuvent être modifiées que dans les modèles (demandez à un compte Administrateur si besoin).

  • Une fois le workflow créé, l’objet du workflow n’est plus modifiable.

  • La validation automatique permet de valider automatiquement la révision brouillon d'un document une fois les éventuels prérequis terminés (et basculer l'ancienne révision en obsolète si l'option est activée dans le modèle).

Lancer un nouveau workflow à partir d'un modèle depuis le volet de détail d'un document

  1. Cliquer sur l'objet Fichiers puis sur Documents

  2. Ouvrir le volet de détail du document à associer à un workflow

  3. Cliquer sur l'onglet Workflows du volet de détail du document

  4. Cliquer sur + Nouveau Workflow, une page web s'ouvre alors automatiquement

  5. Sélectionner le modèle de workflow à lancer dans la liste déroulante, les tâches pré paramétrées apparaissent alors automatiquement

  6. Enrichir le nom du workflow en rajoutant par exemple la référence du document

  7. Vérifier que l'objet associé au workflow est bien celui souhaité (référence & révision)

  8. Moduler le workflow en cours de création selon vos besoins si nécessaire :

    1. Modifier le périmètre de diffusion du workflow (facultatif)

    2. Associer un ou plusieurs autres objets au workflow (facultatif)

    3. Supprimer les tâches pré paramétrées inutiles (facultatif)

    4. Ajouter une tâche basique et / ou une tâche de signature (facultatif)

    5. Attribuer les tâches ajoutées à un responsable (facultatif)

    6. Créer une dépendance entre les tâches afin de les ordonnancer

  9. Cliquer sur Créer pour créer le workflow dans Aletiq et ouvrir la première tâche

🎯 Si je souhaite lancer un workflow avec plusieurs documents associés et si je choisis un modèle comportant un objet du workflow (pour le moment une révision de document) alors le premier document sélectionné sera identifié comme étant l'objet du workflow, et je peux choisir la révision à associer. Les autres documents seront conservés en tant qu'objets liés, et ne pourront pas donner lieu à une validation automatique ou à une signature électronique.

Lancer un nouveau workflow à partir d'un modèle depuis la page d'accueil des workflows

  1. Dans l'onglet Workflows, accéder à la page Workflows

  2. Cliquer sur + Nouveau Workflow

  3. Sélectionner le modèle de workflow à lancer dans la liste déroulante, les tâches pré paramétrées apparaissent alors automatiquement

  4. Enrichir le nom du workflow en rajoutant par exemple la référence du document

  5. Vérifier que l'objet associé au workflow est bien celui souhaité

  6. Moduler le workflow en cours de création selon vos besoins si nécessaire :

    1. Modifier le périmètre de diffusion du workflow (facultatif)

    2. Associer un ou plusieurs autres objets au workflow (facultatif)

    3. Supprimer les tâches pré paramétrées inutiles (facultatif)

    4. Ajouter une tâche basique et / ou une tâche de signature (facultatif)

    5. Attribuer les tâches ajoutées à un responsable (facultatif)

    6. Créer une dépendance entre les tâches afin de les ordonnancer

  7. Cliquer sur Créer pour créer le workflow dans Aletiq et ouvrir la première tâche

FAQ

Pourquoi ne puis-je pas valider une tâche ?

Une tâche peut être bloquée pour deux raisons : soit je ne suis pas responsable de cette tâche, soit une tâche dont elle dépend n'est pas encore terminée. Il est important de noter que le créateur du workflow et les administrateurs peuvent quand même modifier les tâches des autres utilisateurs.

Qui peut créer, modifier et supprimer un workflow ?

Les profils “Manager” et “Administrateur” peuvent créer un workflow. Un workflow peut être modifié par son responsable ou un profil “Administrateur”.

Est ce qu’on peut valider automatiquement la révision d’un document lorsque le workflow de validation est terminé ?

Oui, on peut maintenant valider automatiquement la révision d'un document et basculer l'ancienne révision en obsolète grâce à la tâche de validation automatique. Ces tâches dites de Validation doivent être au préalable ajoutées aux modèles par les administrateurs. Pour automatiser le passage en obsolète de la révision précédente, cocher l'option "Passer la révision précédente en obsolète" dans le volet détail de la tâche de validation automatique.

Peut-on bloquer la validation d’un document tant que le workflow de validation/signature n’est pas terminé ?

Oui, on peut maintenant bloquer la modification / validation / signature d'un document en parallèle d'un workflow en cours si ce dernier est construit à partir d'un modèle qui pour chaque tâche (classique ou signature) a l'option Verrouiller l’objet du workflow cochée.

Est-ce possible d’ajouter plusieurs responsables sur une tâche de workflow ?

Oui, il est possible d’ajouter plusieurs responsables sur une tâche de workflow. Dans ce cas, les utilisateurs recevront une notification, et l’un ou l’autre pourra valider la tâche en question. Une seule validation de tâche est nécessaire.

Pour aller plus loin, ces articles peuvent vous intéresser

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?