🤷♂️ Comment sont définies les permissions/restrictions des utilisateurs ?
Les droits que chaque utilisateur a sur les différents objets de l'application sont conditionnés par 3 outils complémentaires. Ceux-ci permettent aux administrateurs de l'application de contrôler le champ d'action de leurs utilisateurs, afin de préserver la confidentialité de certains objets ou d'éviter les interférences entre les équipes.
Les Permissions/Restrictions concernent tous les objets de l'application : les documents, les pièces, les produits et les workflows.
Ils sont paramétrés à travers trois outils :
Les rôles utilisateurs
Le périmètre de diffusion
Les règles d'accès.
👨🔧 Un utilisateur ne pourra agir sur un objet Aletiq que s'il remplit les conditions sur les 3 outils de restriction.
👮♀️ Rôle d'un utilisateur
Le rôle d'un utilisateur limite le type d'action auquel un utilisateur aura droit dans l'application, sur tous les objets. Un utilisateur ne pourra jamais effectuer des actions qui ne lui sont pas autorisées par son rôle, à savoir :
Ordinateur partagé : peut consulter les objets et écrire des commentaires
Viewer : peut en plus être assigné à des tâches de workflow
Manager : peut en plus créer/modifier des objets de l'application
Admin : peut en plus accéder à l'espace d'administration pour gérer les utilisateurs, propriétés, vues et intégrations
Le rôle d'un utilisateur est défini à sa création, et peut être modifiée par un administrateur depuis le portail de gestion des utilisateurs.
💡 Pour plus d'informations : Créer et gérer des utilisateurs
🏭 Périmètre de diffusion
Le périmètre de diffusion délimite le champ maximal d'utilisateurs qui pourront accéder à un objet de l'application : un utilisateur ne pourra jamais voir un objet dont il n'est pas dans le périmètre de diffusion.
La diffusion d'un objet peut être limitée :
Au responsable d'un objet uniquement
Aux utilisateurs d'un ou plusieurs sites
À tous les utilisateurs de l'organisation
Le périmètre de diffusion est une propriété propre à chaque objet et modèle de l'application. Elle est définie par défaut sur le site auquel l'utilisateur est connecté à la création de l'objet, et peut être modifiée grâce au menu Partager.
💡 Pour plus d'informations sur la création de sites : Gérer un site
🚧 Règles d'accès et niveau d'autorisation
Le système de Règles d'accès permet de définir des autorisations aux utilisateurs, basées sur les propriétés des objets. Ces autorisations se déclinent en quatre niveaux :
Visualisation sans téléchargement : le document peut être consulté dans l'application, mais pas téléchargé sur le poste de l'utilisateur
Visualisation : le document peut être ouvert dans le navigateur et téléchargé, mais pas modifié
Modification : le document peut être ouvert et modifié, mais les révisions Brouillon ne peuvent pas être validée
Accès complet : tous les droits
Les règles permettent d'accorder un niveau d'autorisation à un groupe d'utilisateur, sur un groupe d'objet. Ces groupes sont définis grâce aux propriétés personnalisées.
Les règles d'accès dont définies par les administrateurs.
💡 Pour plus d'informations : Mettre en place et gérer les règles d'accès
ℹ️ Pour vous aider à vérifier quelles règles s'appliquent sur un objet, elles sont listées dans l'onglet Partage
📑 En synthèse...
Un utilisateur peut accéder à un objet de l'application, seulement si :
